Apakah OKRs sekedar hype atau dia akan bertahan lama?

OKRs merupakan singkatan dari Objective and Key Results,  sebuah sistem penetapan tujuan (Goal Setting Framework) yang populer saat ini. Salah satu alat manajemen dalam menjembatani antara tujuan dan keinginan.

Apakah OKRs hanya hype atau sesuatu yang layak disikapi serius?

Apakah anda ragu untuk mulai memakainya? Menebak bahwa OKR hanyalah sensasi sementara yang akan mati dalam satu atau dua tahun kedepan?

Saya kira TIDAK, menurut saya setidaknya ada dua alasan mengapa saya berani berpendapat demikian.

Pertama, faktanya prinsip OKRs sudah ada lebih dari 30 tahun sejak pertama kali dikembangkan. OKR telah berhasil digunakan selama  beberapa dekade, salah satu contoh nyatanya adalah sebuah perusahaan chip kelas internasional bernama Intel.

Contoh lainnya, adalah Google. Pada tahun 1999, satu tahun setelah didirikan, Google pun memilih OKRs sebagai alat manajemen utama mereka untuk menentukan tujuan startupnya. 

Sejak saat itu, Google telah berkembang dari 60 karyawan menjadi lebih dari 80.000 di tahun 2018. Dan mereka masih menggunakan OKRs sampai hari ini. Mereka tidak akan terus menggunakannya jika OKR tidak terbukti berhasil bukan? (Googling aja deh “Google dan OKRs”)

Alasan kedua menurut saya adalah gagasan dibalik OKR sebenarnya sangat masuk diakal (make sense). OKR bukanlah rocket science, melainkan tentang bagaimana membangun kebiasaan-kebiasaan produktif secara sederhana.

OKR yang merupakan singkatan dari Objective and Key Results,  adalah sebuah sistem penetapan tujuan (Goal Setting Framework) yang mudah dimengerti. Dipakai untuk menjembatani antara tujuan dan keinginan. Penentuan Objectives dan Key Results adalah proses sederhana yang membantu sebuah organisasi untuk bergerak maju dengan tangkas.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN Objective dan Key Results

Objective berarti Apa yang ingin dicapai (WHAT), sesuatu yang penting dan gambaran besarnya, Objective akan menjadi Tujuan kemana kita ingin melangkah. 

Sedangkan Key Results berarti bagaimana cara mencapainya (HOW). Yang dilengkapi dengan Metrik Pengukuran yang jelas (wajib ada ANGKA-nya). Tidak disebut Key Results bila tidak ada angkanya.

Sederhananya, ketika semua Key Results sudah terpenuhi, maka secara langsung Objective juga telah dicapai

Yup, sesederhana itulah OKR. 

OKR adalah tentang FOKUS, KEJELASAN dan KONSISTENSI. 

Jika anda bertanya-tanya mengapa semakin banyak orang berbicara tentang OKR, dan semakin  banyak perusahaan yang mengandalkannya. Jawabannya cukup sederhana. Metoda penetapan tujuan yang lama tidak berfungsi lagi. 

Kenyataannya metoda penetapan tujuan yang lama seringnya membuat karyawan tidak tahu apa prioritas utama perusahaan tempat mereka bekerja.

Perusahaan yang maju perlu memiliki kemampuan untuk FOKUS pada kegiatan yang bisa memberikan dampak besar daripada hanya sekedar melakukan kegiatan bisnis harian (business as usual).

Disadari atau tidak, pada saat ini, penetapan tujuan mungkin lebih penting dari sebelumnya. Inilah era VUCA yang penuh dengan perubahan dan ketidakpastian. Saat dimana seluruh industri dapat berubah secara dramatis hanya dalam setahun. 

Situasi ini membuat kita semakin sulit untuk fokus, seakan-akan banyak yang harus kita kerjakan. Namun pertanyaannya, apakah hal tersebut memberikan dampak yang besar bagi sebuah organisasi? atau kegiatan tersebut hanyalah seperti halnya business as usual?

OKR adalah sebuah metoda sederhana namun sangat efektif dan terbukti ampuh membantu organisasi dalam menyusun prioritasnya. Hal yang sering luput kita pahami, bahwa sumber daya kita terbatas, entah itu sumber daya manusia, uang atau waktu. Namun disisi lain begitu banyak tuntutan serta hal yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi.

Dengan “hanya” 3 objective dan maksimum 5 Key Results per objective, OKR “memaksa” setiap orang mulai dari level CEO hingga level karyawan paling bawah untuk membuat prioritas kerja, apa yang sebenarnya ingin dicapai menggunakan sumber daya yang terbatas. Tujuan yang benar-benar penting yang perlu diwujudkan dalam waktu yang singkat dan terbatas.

Saking cepatnya perubahan trend dan lingkungan bisnis, adanya tujuan yang dapat cepat diadaptasi menjadi suatu keharusan. Dan itulah salah satu alasan mengapa biasanya OKRs ditetapkan dalam quarterly atau triwulanan. Dengan kriteria yang jelas apakah dia sukses atau tidak. Karenanya pada Key Result wajib mencantumkan angka dan berorientasi outcome.

Kemudian jika kita melihat industri yang sedang bertumbuh, sebagian besar pekerjaan dilakukan oleh para pekerja berpengetahuan (knowledge workers) – orang yang sangat terampil dan piawai menggunakan kemampuan pikir pada otak mereka.

Suatu hal yang lumrah jika kemudian mereka ingin tahu hal penting apa yang perlu dilakukan, dimana mereka akan bekerja menghabiskan waktu dan energi. Milik mereka yang berharga. Ini membuat mereka ingin fokus bekerja menuju sasaran-sasaran yang hanya benar-benar penting. Sasaran yang bermakna juga menginspirasi.

Jika para pekerja berpengetahuan ini dibiarkan bekerja dalam kegelapan, mereka tidak akan bekerja efektif dan kemungkinan besar akan kehilangan motivasi. Mereka mungkin akan mencari perusahaan baru yang bisa memberikan mereka tujuan yang lebih berarti. Atau mereka mungkin saja mendirikan perusahaan startup mereka sendiri.

Nah, OKR memberikan kejelasan akan tujuan atau objective yang akan dicapai, apakah objective mungkin dicapai dalam kurun waktu tertentu, atau Objective atau KR-nya memang perlu diadaptasi atau bahkan perlu diganti jika tidak valid lagi. Semuanya terdefinisikan dimulai dari pengaturan tujuan yang komprehensif, dari level CEO hingga ke level karyawan paling bawah.

Semua tujuan ini telah diatur agar mampu diukur secara spesifik dalam jangka waktu tertentu.

Perjalanan untuk mencapai Objectives, yang divalidasi oleh Key Results, harus didefinisikan oleh orang-orang yang melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Hanya dengan begitu, besar kemungkinan mereka akan bekerja lebih keras dan melakukan pekerjaan yang terkadang melelahkan. Karena motivasi sejatinya muncul dari dalam diri dan intrinsic motivation membuat merasa ingin mencapai Objective tersebut no matter what. Bahasa lainnya kepemilikan (atau ownership).

Google menggunakan OKR di semua tingkatan hierarki dan bergantung pada transparansi absolut ketika mengaplikasikannya – transparansi mulai dari intern hingga board direktur demikian juga sebaliknya. Pun perusahaan-perusahaan teknologi inovatif lainnya seperti Linkedin, Zinga, Twitter, Facebook dll mengandalkan OKR dan transparansinya dalam penggunaannya. Semua elemen OKR divisualisasikan. Hal ini memudahkan setiap orang dalam organisasi untuk bekerja dan berkoordinasi satu sama lain.

Demikianlah, mudah-mudahan tulisan singkat mengenai apakah itu OKR membuat anda lebih paham. Dan mungkin menjawab pertanyaan anda kenapa OKR bukan sekedar sebuah alat manajemen yang sedang hype.

Saya mendorong anda untuk mulai mencoba, paling tidak coba aplikasikan pada tujuan pribadi anda. Setelah anda menggunakan OKR, saya percaya Anda akan menjadi penggemar OKR.

Jika Anda merasa masih butuh pemahaman lebih akan implementasi OKR, silahkan kontak saya Aria Hadi Wardhana. Saya sangat terbuka untuk berdiskusi.